作为公司的采购商，每天有成百上千封邮件从全球飞过来。为什么有些邮件就是石沉大海？国外行业精英告诉你，因为这17个邮件中的坏习惯！

主讲人

Rosemary Haefner：chief hunman-resources officer for CareerBuilder

Rosalinda Oropeza Randall：the author of “Don’t Burp in the Boardroom”

Vicky Oliver：author of “301 Smart Answers to Tough Business Etiquette Questions”

Amanda Augustine：expert for TopResume

Barbara Pachter：author of “The Essentials of Business Etiquette”

1. 发送并不紧急的“紧急”邮件

Sending ‘urgent’ emails that aren’t urgent

发“紧急”邮件时，建议别做“狼来了小孩”，否则当你真的有紧急邮件的时候，就没人关注了。

——Rosemary Haefner

2. 满屏大写字母

Putting words in ALL CAPS

ARE YOU YELLING??—这是大写给人的视觉效果。除非你想给客户一剂“强心针”，否则就把CAPS LOCK关掉吧。

——Rosemary Haefner

3. 太不拘小节

Being too casual

邮件能侧面反映你跟客户的关系，表达太随意只会显得专业素养不高。我建议在使用感叹号、表情、字号字体和短语时多加斟酌。

——Haefner

此外，并非每个人都能读懂缩写。如果客户和你是不同年龄层，或者有语言障碍，那么请写出全称。

——Randal

4. 表达太生硬

Being too stiff

我经常收到一些“一行式邮件”，这看起来好像是系统自动回复。有时候适当表达自己的个人特色和情感会对谈判比较有利，否则表现的太像机器人了。

——Oliver

5. 在凌晨三点发送邮件

Sending emails at 3 a.m

我只有偶尔醒的特别早，感觉自己很有干劲的时候这么做过。但是据我调查，即使是在“7天24小时”工作狂的世界里，这也不会被大多数人接受。当然，如果夜里突然有了灵感，建议你写邮件存到草稿箱，然后在工作时间发出去。

——Oliver

（特别提醒：我们很多国外客户与中国存在时差，此时发邮件就要特别注意，你的上午9点，也许是TA的午夜。）

6. 使用模糊主题行

Using a vague subject line

“It’s me””Hey” or “FYI”开头会让你的客户感觉很困惑，他不知道你这封邮件想说明什么，自然不会愿意花宝贵的时间去打开它。在商务往来中，邮件最好简明扼要，这样才能促使客户看到后更快地给出反馈。

——Oliver

7. 没有主题行

Not including a subject line at all

没有主题的邮件会让人很火大，客户只会当成垃圾邮件处理。

——Augustine

8. 未开门见山

Starting a sentence in the subject line that you finish in the email’s body

如果你在邮件结束时才抛出你的观点或者疑问也很令人讨厌，因为客户还得重头再看。邮件的目标是简洁并且尊重客户的时间。

——Augustine

9. 不知所谓的邮件地址

A ridiculous email address

不论是给客户，同事还是任何人发邮件，如果要体现专业度，就得弃用非正式的电子邮件账户。毕竟含有敏感词汇的账户一开始就会给人不好的印象。

但如果你坚持使用，为了专业素养，至少应该独立创建一个单独的电子邮件账户。

——Randall

10. 太长的述语

Including cutesy or interminable quotes

署名下方带有签名档是可以的，但信息太冗长没人会阅读。你的信息需要契合商业产品形象。

——Randall

11. 每封邮件结尾都有保密通知

Including a confidentiality notice at the end of every email

当你通过电子邮件发送文件或者图片时，内容是否保密取决于客户。建议在发送敏感文件之前，和客户达成保密约定，这样即使有信息泄漏的情况出现，你也持有证据。

——Randall

12. 带有情绪的语气

Being snippy

当客户三周之后才回复你邮件时，你的下一封邮件中往往会带有一点愤怒的情绪。但是这对于谈判有害无利，所以永远不要发语气刻薄的邮件给你的客户。

我建议将回复邮件存在草稿箱中2天，然后拿出来修改，去掉主观情绪，这会帮助你更快的完成自己的目标，因为你表现出的是你的耐心和专业度而非情绪化。

——Oliver

13. 太敷衍

Being curt

如果你跟客户很熟，那么有时可以省掉一些细节。但如果这个客户跟你不熟或者订单量很大，那么礼貌和专业一定要。”Please””Thank you”以及结尾处像是”Best”这些词不可少。

——Oliver

14. 数不尽的错别字

Numerous typos

“错别字多是因为这是我用iPhone发的。”拜托，这已经不再是错别字多的借口！现在每个人都会从手机端收发邮件，如果是非常重要的客户，那么在发出之前必须检查是否有错别字。

——Oliver

15. 讨厌的标点

Annoying punctuation

如果你想用感叹号来表示你的开心，用一个就可以了。人们有时候忘乎所以的在句子结尾加上很多感叹号，这会让客户感到你很情绪化，并不利于订单的完成。

——Barbara Pachter

16. 非专业字体

Unprofessional fonts

手写体要分场合，对于商务往来邮件，你得保证你的字体颜色大小规范。最重要的原则是：让客户便于阅读。

通常，最好选择10-12号字号，易读的字体，像是Arial,Calibri或者Times New Roman。颜色当然是黑色最为保险。

——Pachter

17. 太冗长

Going too long

大多数人花几秒钟（不是分钟也不是小时）来阅读一封电子邮件，很多人甚至只是大致浏览，因此写邮件时最好将邮件分成短小段落，列出条理就更好了。对于重要信息可以用粗体或者斜体标注，但是要适量使用。

——Pachter

数数看，以上17个写邮件的坏习惯你占了几个？